Nachdem in den vergangenen Jahren viele Unternehmen bereits erste kleinere Digitalisierungsprojekte – insbesondere im Bereich der Kundenschnittstellen, wie z.B. Einführung von Webshops oder Customer-Self-Service Portalen – durchgeführt haben, wurde in den vergangenen Monaten in vielen großen Unternehmen, darunter viele DAX-Konzerne, damit begonnen, die ersten großen Digitalisierungsprojekte zu starten, mit dem Ziel Ende-zu-Ende-Geschäftsprozesse (E2E) zu digitalisieren.
Leider musste ich in jüngster Zeit feststellen, dass diese Projekte nach bereits wenigen Monaten in große Schieflage geraten sind oder teilweise bereits wieder gestoppt wurden.
Ich habe mir die Ursachen für die Schieflagen oder das Scheitern der Projekte angeschaut und festgestellt, dass neben den Gründen, die regelmäßig in den einschlägigen Projektmanagement Büchern oder Management-Magazinen, wie z.B. im September 2015 im CIO Magazin, benannt werden, viel fundamentalere Gründe für die Projektkrisen verantwortlich sind.
Die großen Konzerne – mit Ihrer hohen Arbeitsteiligkeit, dem Silo-Denken und der geringen Agilität – sind grundsätzlich strukturell gar nicht in der Lage E2E-Digitalisierungsprojekte reibungs- und risikoarm abzuwickeln.
Deshalb kommen insbesondere auf den Projekt-Manager und den Projekt-Sponsor deutlich größere Herausforderungen zu, als in klassischen IT-Projekten, die zum Ziel haben einen Geschäftsprozess zu unterstützen.
Organisationsübergreifendes Denken und Handeln
So sollte der Projektmanager extrem ausgeprägte Fähigkeiten (Skills) zu prozess- und organisationsübergreifendem Denken und Handeln besitzen. Da aber organisationsübergreifendes Handeln in der Regel zu massiven Konflikten führt, sollte der Projektsponsor dem Projektmanager den dafür notwendigen Handlungsrahmen zur Verfügung stellen. Dazu gehören – im Vergleich zu klassischen IT-Projekten – neben erhöhten Changemanagement-Maßnahmen vor allem die politischen Freiheiten, die das Handeln über Bereichsgrenzen hinweg erfordert.
Prozessstabilität gegenüber Anforderungsdynamik
Da E2E-Digitalisierungsprojekte in der Regel große Projekte mit längeren Laufzeiten darstellen, ist mit einer gewissen Dynamik und Fortentwicklung der Anforderungen und der eingesetzten Technologien über die Projektlaufzeit zu rechnen. Hier sollte der Projektmanager seinen Projektentwicklungsprozess so aufsetzen, dass dieser über die Gesamtlaufzeit stabil gegenüber der Anforderungsdynamik ist und die Projektziele dennoch im Rahmen des Projektmanagement-Dreiecks (Zeit-Budget-Qualität) erreicht werden. Agile Methoden können hier zum Einsatz kommen, in der Realität wird man jedoch auch weiterhin klassische „wasserfallartige“ Vorgehensmodelle vorfinden, so dass eine sinnvolle Kombination beider Entwicklungsmodelle in großen Digitalisierungsprojekten notwendig wird. Diese Methodiken sollte der Projektmanager beherrschen, um eine sinnvolle und damit erfolgreiche Projektorganisation aufsetzen und steuern zu können.
Da in vielen Unternehmen die Erfahrung mit diesem Projekttypus nicht in ausreichendem Maße vorhanden ist, empfiehlt es sich bei der Durchführung der ersten Digitalisierungsprojekte auf die Unterstützung von externen Projektmanagement-Beratungsgesellschaften zurückzugreifen. Parallel zur Durchführung des Digitalisierungsprojektes können so die eigenen Projektleiter geschult und ge-coached werden, so dass die Erfahrung für zukünftige Digitalisierungsprojekte im Hause bleibt.
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